Copilot Chat lit-il mes fichiers SharePoint sans licence complémentaire ?

Selon Microsoft, non : sans la licence Microsoft 365 Copilot, il faut envoyer ou sélectionner le fichier avec la question, ou passer par un agent facturé à l'usage.

Gemini dans Google Workspace utilise-t-il tout mon Drive ?

Google indique que Gemini s'appuie sur Gmail, Chat, Agenda et Drive, dans la limite de ce que chaque utilisateur peut voir. L'administrateur peut retirer une source.

Quand choisir une plateforme dédiée ?

Quand l'assistant doit répondre aux visiteurs de votre site, ou quand vos documents ne sont pas rangés dans la suite bureautique.

Copilot, Gemini ou plateforme dédiée pour ses documents

Ce comparatif est édité par IArche, éditeur d'ALMA, l'une des solutions comparées.

Si toute votre équipe travaille déjà dans Microsoft 365 ou Google Workspace et que vos documents y sont rangés, l'IA intégrée à la suite est la voie la plus directe pour un usage interne. Si l'assistant doit répondre à vos clients sur votre site, ou si vos documents sont ailleurs, une plateforme dédiée correspond mieux. Voici ce que disent les éditeurs, au 15/11/2026.

ALMA est une plateforme dédiée aux assistants sur documents. Nous la citons comme exemple de cette famille, sans la présenter comme la seule.

Trois familles d'outils

Critère	Microsoft 365 Copilot	Gemini dans Google Workspace	Plateforme dédiée (exemple : ALMA)
Où sont les documents	Dans le compte Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams)	Dans Google Workspace (Drive, Gmail, Chat, Agenda)	Dans la base de connaissances de l'assistant, alimentée par vos fichiers (PDF, DOCX, TXT, CSV chez ALMA) ou la lecture de votre site
Qui s'en sert	Les salariés connectés avec leur compte professionnel	Les utilisateurs du domaine Workspace	Selon l'outil : équipe, visiteurs du site, ou les deux
Accès automatique aux documents	Avec la licence complémentaire « Premium » seulement	Oui, selon les sources que l'administrateur laisse actives	Les documents que vous chargez
Droits d'accès	Limités aux autorisations de l'utilisateur	Limités aux contenus que l'utilisateur peut voir	À vérifier outil par outil ; ALMA annonce un partage avec l'équipe, avec rôles et permissions
Intégration au site	Non décrite dans la page lue	Non décrite dans la page lue	ALMA annonce un widget à intégrer en une ligne de code
Connecteurs	Microsoft Graph, Work IQ ; Copilot Studio pour d'autres sources (sous licence séparée)	Les applications Workspace	ALMA annonce des connecteurs ; ce que fait chacun est à vérifier avec IArche avant de vous engager
Prix public	Voir la page de prix de Microsoft : non relevée lors de notre session, donc aucun montant n'est cité ici	Inclus dans les forfaits Workspace, Gemini étant « limité » dans les applications sur l'offre d'entrée ; montants sur la page de prix de Google	Voir la page des tarifs d'ALMA ; essai de trois jours sur un premier abonnement, carte demandée
Limites publiées	Accès « standard » soumis à des limites d'usage équitable et à la capacité du service, selon Microsoft	Gemini « limité » sur l'offre d'entrée, selon Google	ALMA : nombre d'agents, de sources par agent et crédits messages par mois selon le forfait ; pas de forfait gratuit ; essai avec carte demandée (détail sur la page des tarifs)

Aucun prix n'est recopié dans ce tableau, pour éviter de comparer des montants de bases différentes (taxes, mensuel ou annuel) : reportez-vous aux pages de prix, et comparez-les sur une même base.

Microsoft 365 Copilot : ce qui dépend de la licence

La documentation de Microsoft (mise à jour le 10/11/2026) distingue trois niveaux. Copilot Chat (Basic), inclus avec les licences Microsoft 365 éligibles, s'appuie sur le web ; pour utiliser un document de l'entreprise, il faut l'envoyer ou le sélectionner avec la question, ou l'avoir ouvert dans Teams ou Outlook. La licence complémentaire Microsoft 365 Copilot (Premium) ajoute un accès automatique aux mails, fichiers, réunions et agendas de l'organisation. La page d'aide française de Microsoft le résume : Copilot « peut uniquement référencer les données organisationnelles internes auxquelles vous avez accès ». Détails sur la page Microsoft 365 Copilot pour une PME.

Gemini dans Google Workspace : ce que l'administrateur règle

Google a annoncé le 22/04/2026 « Workspace Intelligence », qui ancre les réponses de Gemini dans Gmail, Chat, Agenda et Drive (Docs, Sheets, Slides). Le réglage est actif par défaut ; l'administrateur peut couper une source par domaine, unité organisationnelle ou groupe. Google précise que les réponses n'utilisent que les contenus que l'utilisateur a le droit de voir. Les Gems, assistants personnalisés de l'application Gemini, se partagent avec des collègues en lecture ou en modification. Détails sur la page Gemini dans Google Workspace pour une équipe.

Plateforme dédiée : ce qu'elle change

Une plateforme dédiée ne dépend pas de votre suite bureautique : vous lui donnez les documents qui doivent servir de référence, et vous choisissez où l'assistant répond. ALMA, par exemple, sert à créer, entraîner et déployer des assistants qui répondent à partir des documents de l'entreprise, en citant leurs sources ; chaque entreprise construit sa base de connaissances en envoyant ses fichiers ou en faisant lire son site, configure son assistant et peut l'intégrer à son site par un widget. La plateforme annonce aussi des automatisations, un historique des conversations et une version en marque blanche.

D'autres familles existent : les chatbots de service client (voir le comparatif Crisp, Tidio, Zendesk, Intercom) et les logiciels libres que l'on installe soi-même (voir solutions open source auto-hébergées).

Comment choisir entre les trois

Vos documents sont dans SharePoint ou Drive, l'usage est interne : testez d'abord l'IA de votre suite, avec la licence qui donne l'accès automatique aux fichiers.
Vos clients doivent avoir des réponses sur votre site : une plateforme dédiée ou un outil de service client.
Vos documents de référence sont peu nombreux et choisis (catalogue, conditions, procédures validées) : une base de documents choisis limite les sources de l'assistant, ce que l'on peut aussi obtenir dans une suite en restreignant les sites ou dossiers lus (voir les réglages de Microsoft et de Google décrits plus haut).
Vous mélangez les deux suites, ou aucune : la plateforme dédiée évite de dépendre d'un seul environnement.

Dans tous les cas, passez vos dix questions réelles dans chaque outil et vérifiez les réponses dans les documents sources. La grille de comparaison vous aide à noter le résultat.