Choisir un assistant IA pour ses documents : 7 critères

Ce comparatif est édité par IArche, éditeur d'ALMA, l'une des solutions comparées.

Pour choisir un assistant qui répond à partir de vos documents, commencez par deux questions : qui va s'en servir (votre équipe ou vos clients), et où se trouvent vos documents aujourd'hui. Ensuite seulement, comparez les outils sur sept critères concrets, vérifiés dans la documentation de chaque éditeur.

ALMA est une plateforme d'assistants sur documents. Les critères ci-dessous valent pour toutes les solutions, ALMA comprise. Les informations sur les outils cités ont été lues sur les pages officielles des éditeurs au 15/11/2026.

Avant de comparer : partir d'un besoin précis

La CNIL le dit dans ses premières recommandations sur le déploiement d'une IA générative, publiées le 18/07/2024 : il faut « partir d'un besoin concret » et ne pas déployer un système sans but précis. Elle rappelle aussi que ces systèmes peuvent produire des résultats « inexacts qui peuvent, pourtant, paraître plausibles ».

Concrètement, écrivez sur une page :

• les dix questions que l'on vous pose le plus souvent (au comptoir, au téléphone, par mail) ;
• les documents où se trouve la réponse (catalogue, conditions générales, procédure, notice) ;
• qui pose ces questions : un salarié, un client, un partenaire.

Cette page vous servira de jeu d'essai pour chaque outil.

Critère 1 : qui pose les questions

C'est le critère qui trie le plus vite. Les outils intégrés à une suite bureautique, comme Microsoft 365 Copilot, sont décrits par leur éditeur pour des salariés connectés avec leur compte professionnel. Les outils de service client, comme Crisp, Tidio, Zendesk ou Intercom, sont faits pour répondre aux visiteurs d'un site. Certaines plateformes font les deux. Le détail est sur la page assistant interne ou chatbot sur son site.

Critère 2 : où vont les documents

Demandez-vous comment le document entre dans l'outil :

• envoi de fichiers dans une base propre à l'outil (bibliothèque, projet, base de connaissances) ;
• lecture d'un site par un robot qui parcourt vos pages ;
• accès direct à vos dossiers existants (SharePoint, Google Drive) sans copie manuelle.

Pour Microsoft 365 Copilot, la documentation de Microsoft indique que la licence complémentaire (« Premium ») va chercher automatiquement dans les données de l'organisation, alors que la version de base demande d'envoyer le fichier avec la question. Les questions d'hébergement et de protection des données sont un sujet à part entière : traitez-les avec votre délégué à la protection des données.

Critère 3 : qui peut s'en servir et avec quels droits

Vérifiez qui voit quoi. Microsoft précise que les réponses de Copilot respectent les autorisations de chaque utilisateur. Mistral indique que ses bibliothèques sont privées à la création et peuvent être partagées avec des personnes précises ou avec toute l'organisation, en lecture ou en modification. Si deux services n'ont pas accès aux mêmes documents, l'outil doit pouvoir le respecter.

Critère 4 : l'intégration au site

Si vos clients doivent poser leurs questions sur votre site, il faut une fenêtre de discussion (un widget) à coller dans vos pages. Vérifiez comment elle s'installe, si elle peut être limitée à votre nom de domaine, et si elle a un plafond de conversations. La documentation d'AnythingLLM, par exemple, décrit un widget limité à la version Docker (installée sur un serveur), avec restriction par domaine et limite quotidienne de discussions.

Critère 5 : les connecteurs et la mise à jour

Un assistant vieillit avec ses documents. Regardez :

• les outils qu'il sait relier (messagerie, outil de relation client ou CRM, gestion documentaire) ;
• la fréquence de mise à jour. Crisp indique que les pages web importées ne sont pas relues automatiquement (un bouton permet de les relire). Intercom indique que le contenu tiré d'adresses publiques est mis à jour chaque semaine.

Critère 6 : les prix publics

Notez le prix affiché par l'éditeur, son unité (par utilisateur, par conversation, par résolution) et la date de lecture. Les unités diffèrent tellement qu'une comparaison directe est rarement possible : faites le calcul sur votre volume réel de questions.

Critère 7 : les limites documentées

Chaque éditeur publie des limites : nombre de fichiers, taille maximale, formats lus, pages non lues. Mistral indique que, pour une page web ajoutée à une bibliothèque, seul le texte est indexé, sans les sous-pages, images et graphiques. Crisp précise que son robot ne lit pas le contenu affiché par JavaScript. Ces détails décident souvent du résultat.

La méthode en quatre étapes

Pour l'étape 4, préparez la liste des questions à poser lors d'une démonstration. ALMA, par exemple, propose trois jours d'essai sur un premier abonnement, carte demandée : c'est le moment de lui soumettre vos propres documents, comme à tout autre outil.

Ce qu'il faut retenir

Aucun outil n'est « le meilleur » dans l'absolu. Le bon choix est celui qui répond juste à vos dix questions, à partir de vos documents, pour les bonnes personnes, à un coût que vous avez calculé. Vérifiez chaque réponse de test dans le document source : c'est la seule preuve qui compte.