Gemini dans Google Workspace pour une équipe

Ce comparatif est édité par IArche, éditeur d'ALMA, l'une des solutions comparées.

Dans Google Workspace, Gemini peut répondre à partir des fichiers Drive, des mails Gmail, des discussions Chat et de l'Agenda de chaque utilisateur, dans la limite de ce qu'il a le droit de voir. Pour donner à toute l'équipe un assistant commun sur quelques documents de référence, Google propose les Gems partagés, et pour un travail approfondi sur un ensemble de sources, Gemini Notebook (anciennement NotebookLM).

Cette fiche s'appuie sur les pages officielles de Google lues au 15/11/2026.

Ce que Gemini lit dans Workspace

Google a présenté le 22/04/2026 « Workspace Intelligence », un système qui donne à Gemini une compréhension en temps réel du travail dans Workspace. Selon l'annonce :

• les réponses s'appuient sur Gmail, Chat, Agenda et Drive (Docs, Sheets et Slides compris) ;
• le réglage est actif par défaut ; l'utilisateur final n'a pas de réglage, c'est l'administrateur qui décide ;
• l'administrateur peut couper une source au niveau du domaine, d'une unité organisationnelle ou d'un groupe ;
• les fonctions d'IA respectent les droits de chaque utilisateur : elles n'utilisent que les contenus qu'il peut voir ;
• Google indique que ces données ne servent pas à entraîner ses modèles d'IA générative ni à la publicité.

L'annonce cite les éditions Business (Starter, Standard, Plus), Enterprise (Starter, Standard, Plus), Education Plus et d'autres.

Les Gems : un assistant commun pour l'équipe

Un Gem est un assistant personnalisé dans l'application Gemini : des consignes et, si besoin, des fichiers de référence. La page d'aide de Google décrit le partage :

Points à connaître :

• un Gem avec fichiers ne se partage que si ses fichiers viennent de l'appareil ou de Google Drive ;
• les Gems partagés sont enregistrés dans Google Drive, dans un dossier qui contient aussi leurs fichiers ;
• le partage suit les règles de partage Drive de l'organisation ; l'administrateur peut désactiver le partage des Gems ;
• un notebook ne peut pas servir de source à un Gem partagé.

Exemple concret : un Gem « Procédures d'accueil » avec le livret d'accueil et la liste des contacts internes, partagé en lecture avec l'équipe, et en modification avec la seule personne chargée de le tenir à jour.

Gemini Notebook pour un dossier de sources

Google a renommé NotebookLM en Gemini Notebook le 16/07/2026, en précisant qu'il reste un produit autonome. Il sert à travailler sur un ensemble de sources réunies dans un notebook. La page tarifs de Workspace indique un « accès basic » à Gemini Notebook sur Business Starter et un « accès étendu » à partir de Business Standard. Voir la fiche NotebookLM pour une équipe.

Les forfaits affichés

Prix lus sur la page tarifs française de Google Workspace au 15/11/2026, par utilisateur et par mois, hors taxes (la page indique « excluding taxes »). La page indique une économie de 16 % pour un engagement d'un an et affiche aussi un prix d'introduction valable jusqu'au 28/02/2027 : vérifiez sur la page si chaque montant est le prix d'introduction ou le prix catalogue, et à quelle formule (mensuelle ou annuelle) il correspond.

Les limites pour un usage « assistant sur documents »

• Choix des fichiers : si vous l'utilisez, rangez les documents validés dans un dossier à part, donnez-les à un Gem et testez les réponses.
• Public interne : les pages lues décrivent des utilisateurs de votre domaine Workspace, pas des visiteurs de votre site.
• Dépendance aux droits Drive : des dossiers trop ouverts restent trop ouverts pour Gemini.

Pour comparer

Si votre équipe vit dans Google Workspace, testez un Gem partagé sur vos dix questions les plus fréquentes avant d'aller plus loin. Si l'assistant doit aussi répondre à vos clients, lisez assistant interne ou chatbot sur son site, puis comparez les familles d'outils sur la page suite bureautique ou plateforme dédiée.